每座城市,都隐藏着恢弘的地下宫殿,是昼夜穿梭的地铁线路组成了它们,每天熙熙攘攘的人们在此地交汇,再转头没入城市的各个角落。
地铁,一个城市高速发展的脉络,运载城市的高速发展背后,地铁的运营管理是如何驱动的?1月23日,阿里钉钉“城市之光”西安站活动上,西安地铁揭开运营管理的神秘面纱,向走访的数十家媒体介绍了西安地铁对于数字化办公的理解和实践。
地铁是西安市目前规模最大、投资最大的城市基础设施项目,也是加快品质西安建设、提升城市功能的重大民生工程。西安地铁运营分公司(以下简称:西安地铁)目前运营四条地铁轨道交通线路,里程长度共计126.55公里,共设车站95座,其中换程车站6座,车辆段4座,停车场4座,以上地点均分布了各岗位的工作。
目前公司有工建、供电、机电、客运、乘务通信、信号等二十多个专业,员工总人数近1万人。近1万员工,员工办事、一线作业均爆发出众多管理难题。
当城市脉络遇上钉钉
西安地铁运营分公司信息管理室主任乔云博表示,由于组织结构复杂,传统的沟通方式让员工割裂开来,不人事总经理是谁,甚至有的员工除了自己的岗位都不知道很多其他部门的存在和作用。日常办事找不到人,请假需要纸质假条多层审批,往往一次请假跑下来一天过去了;一线调度全靠人工,经验丰富、能力突出的调度老师傅困扰在常年接电话中,每天接得耳朵发红……
人员多、分布广、通讯工具多、沟通难,相比其它行业,地铁的运营管理无论是内部办公,还是作业调度、设备调度维修等一线作业管理,需求多样,信息系统复杂、专业性程度高等特点,让公司运营面临众多难题。
移动互联、数字经济时代,西安地铁抓紧数字经济步伐,让地铁运营和办公协作充分数字化。乔云博在活动现场介绍说,2017年11月,西安地铁引入钉钉作为公司统一工作平台,率先将行政流程、教学培训、智慧机电等办公场景在钉钉上实现,获得较大成果,并基于钉钉结合自开发应用,搭建起智慧党建、智慧机电、畅所欲言、地铁版饿了么“云购”等特色应用,不仅提高了日常运营管理的工作效率,更让员工感受到企业的归属感、幸福感、科技感。
(西安地铁运营分公司信息管理室主任 乔云博)
数据多跑路,员工办事少跑腿
基于钉钉清晰的组织架构,公司规范了日常工作群,实现公司重要事务全覆盖通知。乔云博介绍,根据让数据多跑路,员工办事只跑一次的工作原则,信息管理室充分运用钉钉和钉钉开放的接口,完成请休假、员工卡补办、门禁权限变更、工资证明开具等日常高频事务工作,提升内部工作效率。
比如员工卡补办这一项细小的事件,过去就给员工带来很大的困扰和不适感。
“员工卡丢了不能进各类设备区与机房门,基于公司安全考虑,卡补办需要多道流程和审批,因为不熟悉、不认识的缘故,过去一张卡补办下来往往几周甚至几个月过去了。期间员工只能一次次刷脸让熟人帮开门。很多时候碰巧没人在旁边,就要干等半天,看着都替他心疼。”乔云博说到这,也是充满感触。
(员工可以在钉钉预约员工卡办理等行政事务,在西安地铁员工服务大厅直接办理)
引入钉钉后,信息管理室团队首先上马解决基础事务,在钉钉审批高度自定义和接口高度开放的基础下,快速主导解决请休假、员工卡事项办理、工资证明开具等问题,过去几周甚至以月度计的流程审批,几天甚至当天就能完成。仅此一项,便让员工爱上钉钉。
现场作业上同样摒弃原有模式,过去,站点重要通知靠电话传递,比如一些预警信息的发布,总调度打到客站,客站打到下一站,一站一站告知。一旦遇到紧急情况,无法及时通知到位。
现在在钉钉清晰的组织架构下,公司重要事务实现全覆盖通知,已读未读一目了然,结合短信、电话等提醒保证触达及时。
结合公司特色,让员工畅所欲言
信息管理室在钉钉微应用基础上,开发出地铁版饿了么“云购”和畅所欲言等应用。
在员工福利方面,西安地铁在各场段设立了专业的食堂,公司希望让每一名员工产生归属感。但过去非场段员工由于在地铁线路上作业,无法在食堂消费,卡上余额越积越多;场段充值只在周一三五的两个小时,员工饭卡余额不足时无法及时充值。两相之下,这一福利的落实存在末端难题,公司福利意愿未能有效落地,员工也无法充分享受。
(在西安地铁食堂现场,演示地铁版“饿了么”云购)
云购是信息管理室专为公司搭建的一款地铁版“饿了么”。目前,百福乐海港城店、麦德龙?灞店、民生电子城店铺等相继上线云购食堂,非场段员工也能享受外卖福利;通过钉钉与支付宝的结合,饭卡充值通过支付宝随时可充。
畅所欲言为西安地铁提供了一个匿名、实名发表意见的窗口,让公司领导了解把握万人企业员工思想动态和舆情动向。由党群部管理,发现意见后直接立项,专人专办快速解决。
员工从最初的疑惑、谨慎,到提出意见后发现很快得到解决,现在“畅所欲言”已经成为一个员工提意见的通道,逐步涌现出越来越多的实名意见和创意想法,包含对一线作业、日常管理有积极推动性的改革想法。
乔云博相信,不久的将来,畅所欲言这项由团队主动开发的创意,会成为西安地铁一个集“思想动态”和“激发创意”的平台。而钉钉现在便已成为公司员工的工作交流的基础平台,90%以上的工作通过一个钉钉都能完成。